Planilha ou sistema de cotação: a diferença na hora de decidir
A planilha registra as propostas; o sistema decide a compra. A diferença aparece quando os fornecedores têm condições diferentes, porque a planilha compara preço de tabela e a decisão correta depende do custo real com imposto, frete, prazo e pedido mínimo.
O que cada uma resolve, e o ponto em que a planilha passa a esconder dinheiro.
atualizado em 22 de agosto de 2026
O que a planilha faz bem
Guardar o que cada fornecedor respondeu, com histórico, e ser aceita por todo mundo. Para uma compra pequena, com um ou dois fornecedores, ela basta.
Onde ela começa a custar caro
Três situações em que a planilha leva à decisão errada sem avisar:
- Condição de pagamento diferente: um preço maior em 30/60/90 costuma custar menos que um preço menor à vista, e a planilha mostra o contrário.
- Pedido mínimo: a coluna mais barata pode descrever uma compra que o fornecedor recusa.
- Imposto: crédito de ICMS e substituição tributária mudam o custo real por UF e por regime, e a planilha compara o preço bruto.
O que o sistema acrescenta
Além do cálculo, três coisas que a planilha não tem: o histórico do preço por fornecedor e item, com o menor e o maior já praticados; a conferência do XML da nota fiscal contra o pedido; e o relatório do que ficou sem pedido, para nenhum item sumir no caminho.
Perguntas frequentes
- Dá para continuar usando minha planilha?
- Dá. A relação de itens e as propostas podem ser importadas de XLSX ou CSV, e o resultado sai em Excel e em PDF, então a planilha continua sendo o formato de troca.
- O sistema decide sozinho de quem comprar?
- Ele calcula os planos e mostra a diferença entre eles; quem escolhe é o comprador. Cada plano pode ser expandido para ver os pedidos que sairiam antes de gerar qualquer coisa.
O cotaki faz esse cálculo para você
Lance as propostas e o sistema devolve os planos de compra comparados pelo custo real, com imposto, frete, pedido mínimo, prazo e condição de pagamento. R$ 39,00 por mês, com 7 dias de avaliação sem cartão.
Começar a avaliação