Fluxo de aprovação de compras: como definir quem aprova o quê
Um fluxo de aprovação de compras define, por regra escrita, o que precisa do sim de um gestor antes de seguir: a requisição de material, o pedido acima de um valor, ou os dois. No cotaki a regra fica na política de compras da empresa, com valor próprio por CNPJ, e quem cria o pedido não aprova o próprio pedido.
As três decisões que montam a política, e como a aprovação acontece no dia a dia.
atualizado em 03 de outubro de 2026
Por que a regra precisa ficar no sistema, e não no combinado
Combinado verbal depende de quem está de plantão. Com a regra no sistema, o pedido acima do valor fica travado até a aprovação, e o servidor recusa o envio ao fornecedor mesmo que alguém tente pular a etapa.
O que fica registrado
Quem aprovou ou recusou, quando, e o motivo da recusa aparecem na linha do tempo do pedido. A recusa exige motivo, para quem comprou saber o que mudar.
Passo a passo
- 1
Decida se a requisição precisa de aprovação
Com a chave ligada, o material pedido pela obra ou pela loja só vira cotação depois que um aprovador diz sim.
- 2
Defina o valor a partir do qual o pedido precisa de aprovação
Pedido abaixo do valor segue direto para o fornecedor; acima dele, espera o aprovador. Vazio quer dizer que pedido nenhum precisa.
- 3
Dê um valor próprio a cada CNPJ, se precisar
A matriz pode exigir aprovação a partir de um valor e a filial a partir de outro.
- 4
Cadastre quem aprova na equipe
O papel de aprovador vê o que espera por ele no painel e decide por lá, pelo próprio pedido ou pelo link que chega no WhatsApp.
Perguntas frequentes
- Quem cria o pedido pode aprovar o próprio pedido?
- Não, quando a empresa tem outro aprovador cadastrado. Se a pessoa é a única que pode aprovar, a decisão fica com ela.
- O aprovador precisa entrar no sistema para aprovar?
- Não. Ele pode aprovar pelo link do WhatsApp: o número de acesso chega no WhatsApp cadastrado na equipe, e a decisão vale como se ele estivesse logado.
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