Ferramenta de cotação de compras: o que faz e quando vale a pena

O que é

Cotação de compras é o processo de pedir preço do mesmo conjunto de itens a vários fornecedores e decidir de quem comprar. A parte difícil não é receber as propostas: é comparar propostas que chegam com condições diferentes.

Dois fornecedores com o mesmo preço de tabela custam valores diferentes quando um vende à vista e o outro em 30/60/90, quando um cobra frete por fora e o outro embute, quando um exige pedido mínimo e o outro não, e quando um credita ICMS e o outro não. A ferramenta existe para trazer tudo isso à mesma régua antes da decisão.

O que entra na conta

No cotaki, cada plano de compra é calculado com estes fatores, todos ao mesmo tempo:

• IPI, que vem por fora do preço e nem sempre credita;
• crédito de ICMS pelo regime da empresa e pela UF de origem e destino;
• substituição tributária, que não gera crédito;
• IBS e CBS, da reforma tributária;
• frete CIF ou FOB, e política de frete grátis acima de um valor;
• pedido mínimo de cada fornecedor, como restrição e não como desempate;
• prazo de entrega, inclusive um prazo máximo que o comprador pode exigir;
• condição de pagamento trazida a valor presente, o que costuma inverter a ordem dos preços.

Quando ainda vale a planilha

Se você compra poucos itens de um fornecedor só, a planilha resolve. A conta muda quando há mais de um fornecedor cotando os mesmos itens, porque o número de combinações cresce rápido e a melhor combinação raramente é a coluna com o menor preço.